Automatyzacja obiegu dokumentów

Skąd bierze się papierologia, mimo że firma dawno przeszła na PDF-y

Wiele firm formalnie „zdigitalizowało" obieg dokumentów — faktury przychodzą mailem, zamówienia w formie plików PDF, potwierdzenia jako skany. Problem w tym, że sam dokument jest cyfrowy, ale jego dalsza obróbka wciąż jest ręczna: ktoś otwiera załącznik, przepisuje numer faktury, kwotę, kontrahenta i datę płatności do systemu księgowo-magazynowego, a potem odkłada dokument do folderu. To dokładnie ten etap — przepisywanie danych z dokumentu do systemu — jest najczęstszym pierwszym celem automatyzacji obiegu dokumentów.

Na czym polega automatyzacja obiegu dokumentów

Rozwiązanie odczytuje dokument (fakturę, zamówienie, potwierdzenie dostawy) i wyciąga z niego dane potrzebne do dalszej pracy — kontrahenta, kwoty, pozycje, terminy — a następnie wprowadza je do systemu, z którym firma pracuje na co dzień: Subiekta, systemu Comarch, Wapro albo innego programu księgowo-magazynowego. Osoba odpowiedzialna za ten proces nie znika z niego całkowicie — jej rola przesuwa się z przepisywania danych na sprawdzenie i zatwierdzenie tego, co system rozpoznał, zwłaszcza w przypadkach nietypowych.

Najczęstszy pierwszy krok: faktury kosztowe

Spośród wszystkich rodzajów dokumentów faktury kosztowe najczęściej trafiają do automatyzacji jako pierwsze — powtarzają się w dużej liczbie, mają w miarę stały format u każdego kontrahenta i generują wymierną liczbę godzin ręcznej pracy miesięcznie. Zamiast otwierać każdą fakturę osobno, system grupuje je, wyciąga dane i przekazuje do zatwierdzenia, a osoba odpowiedzialna za księgowość weryfikuje wynik zamiast wpisywać wszystko od zera.

Co jeszcze wchodzi w zakres obiegu dokumentów

Poza fakturami kosztowymi do automatyzacji nadają się także zamówienia od klientów spływające różnymi kanałami (mail, formularz na stronie, panel sklepu), potwierdzenia dostaw od dostawców, dokumenty magazynowe czy korespondencja związana ze zwrotami i reklamacjami. Każdy z tych strumieni dokumentów ma swoją specyfikę, dlatego rozwiązanie projektuje się osobno dla każdego typu, zaczynając od tego, który generuje najwięcej pracy ręcznej.

Jak przebiega wdrożenie

• Audyt procesu — sprawdzenie, jakie dokumenty faktycznie krążą w firmie, w jakim formacie i kto je dziś przetwarza.
• Projekt i wycena — dobór sposobu odczytu dokumentów i integracji z systemem docelowym, z rozliczeniem godzinowym albo projektowym.
• Wdrożenie — uruchomienie na rzeczywistych dokumentach firmy, nie na przykładowych wzorach.
• Utrzymanie i rozwój — rozszerzanie automatyzacji na kolejne typy dokumentów po sprawdzeniu się pierwszego wdrożenia.

Co dostaje firma po wdrożeniu

Poza samym mechanizmem odczytu i wprowadzania danych firma otrzymuje dokumentację opisującą, jak proces wygląda po zmianie, instrukcję dla osób obsługujących nowy system oraz szkolenie pokazujące, jak reagować na przypadki nietypowe — bo część dokumentów zawsze będzie wymagać ręcznej weryfikacji, i to jest normalne, nie oznaka porażki wdrożenia.

Czego automatyzacja obiegu dokumentów nie robi

Warto rozróżnić automatyzację obiegu dokumentów od pełnej automatyzacji księgowości. Rozwiązanie odczytuje i wprowadza dane, ale decyzje wymagające oceny — np. czy dana faktura kosztowa jest zasadna, czy kontrahent ma prawo do rabatu — pozostają po stronie człowieka. To nie jest program księgowy ani jego zamiennik, tylko mechanizm eliminujący najbardziej powtarzalną część pracy przy obsłudze dokumentów.

Błędy przy próbie zrobienia tego samodzielnie

Firmy, które próbują same skleić obieg dokumentów z gotowych, darmowych narzędzi, często napotykają dwa problemy. Pierwszy to brak integracji z systemem księgowo-magazynowym — dane trafiają do osobnego arkusza albo aplikacji, a i tak trzeba je potem przepisać do Subiekta czy systemu Comarch, co nie eliminuje pracy ręcznej, tylko ją przesuwa. Drugi to brak obsługi wyjątków — proste narzędzie radzi sobie z prostymi, jednolitymi dokumentami, ale załamuje się przy nietypowym formacie faktury czy nieczytelnym skanie, a firma zostaje bez planu B.

Kiedy automatyzacja obiegu dokumentów ma sens

Ma sens tam, gdzie dokumenty danego typu powtarzają się regularnie, w zbliżonej liczbie każdego miesiąca. Jeśli firma wystawia czy otrzymuje dany rodzaj dokumentu sporadycznie, koszt wdrożenia i utrzymania automatyzacji może przewyższyć oszczędność czasu — i w takim przypadku lepszym rozwiązaniem bywa uporządkowanie samej procedury ręcznej, nie jej automatyzacja.

Najczęstsze pytania

Czy trzeba zmieniać program księgowo-magazynowy, żeby zautomatyzować obieg dokumentów?
Nie, rozwiązanie integruje się z systemem, który firma już ma.

Czy da się zacząć tylko od faktur kosztowych, a resztę zostawić na później?
Tak, to najczęstszy sposób startu — kolejne typy dokumentów dochodzą stopniowo.

Co się dzieje z dokumentem, którego system nie potrafi poprawnie odczytać?
Trafia do ręcznej weryfikacji — osoba odpowiedzialna widzi, że dany przypadek wymaga jej uwagi, zamiast szukać błędu w całej partii dokumentów.

Przykład: obieg dokumentów w firmie handlowej

Firma handlowa otrzymuje dziennie kilkadziesiąt faktur kosztowych od różnych dostawców, każda w nieco innym formacie — jedne jako PDF wygenerowany z systemu dostawcy, inne jako skan papierowego dokumentu, jeszcze inne jako zwykły plik graficzny załączony do maila. Przed automatyzacją każdą z nich otwierała ta sama osoba, przepisując dane ręcznie. Po wdrożeniu system rozpoznaje typ dokumentu, wyciąga z niego dane i przekazuje do zatwierdzenia — osoba odpowiedzialna sprawdza wynik, zamiast wpisywać wszystko od podstaw. Dokumenty nietypowe, np. faktura w języku obcym albo o nieczytelnej jakości skanu, trafiają do osobnej kolejki wymagającej ręcznej uwagi.

Warianty w zależności od źródła dokumentów

Dokumenty spływające jednym stałym kanałem (np. wyłącznie mailem, w jednolitym formacie) są prostsze do zautomatyzowania niż te napływające z wielu źródeł naraz — poczty, formularza na stronie, panelu dostawcy, papierowego archiwum wymagającego skanowania. Im więcej źródeł, tym więcej wariantów trzeba uwzględnić w projekcie, co przekłada się na zakres i czas wdrożenia. Dlatego audyt zawsze zaczyna się od zmapowania, skąd faktycznie biorą się dokumenty danego typu, zanim padnie propozycja rozwiązania.

Co się dzieje z dokumentami po wprowadzeniu do systemu

Wprowadzenie danych do systemu księgowo-magazynowego to nie koniec procesu — dokument źródłowy zwykle trzeba też zarchiwizować w sposób umożliwiający jego późniejsze odnalezienie, np. przy kontroli albo reklamacji. Część projektu obejmuje też ustalenie, gdzie i jak długo przechowywane są oryginalne pliki, oraz jak powiązać je z odpowiadającym im wpisem w systemie, żeby w razie potrzeby dało się szybko wrócić do źródła.

Zwroty, reklamacje i inna korespondencja związana z dokumentami

Osobną kategorią dokumentów, którą często obejmuje automatyzacja obiegu, jest korespondencja związana ze zwrotami i reklamacjami — zgłoszenia od klientów, potwierdzenia przyjęcia towaru z powrotem, decyzje o rozpatrzeniu sprawy. Ten strumień dokumentów różni się od faktur kosztowych tym, że wymaga więcej decyzji merytorycznych po drodze — automatyzacja może pomóc w rejestrowaniu zgłoszenia i przypisaniu go do właściwej osoby, ale ostateczna decyzja o sposobie rozpatrzenia reklamacji zwykle pozostaje po stronie człowieka.

Jak ocenić, ile czasu dziś pochłania ręczne przetwarzanie dokumentów

Zanim firma zdecyduje się zapytać o automatyzację, warto samodzielnie oszacować, ile czasu tygodniowo zajmuje dana czynność — nie w przybliżeniu „dużo", tylko w konkretnych godzinach, choćby przybliżonych. Taka wstępna ocena, nawet niedokładna, ułatwia rozmowę na etapie audytu i pozwala szybciej ustalić, czy dany proces rzeczywiście jest wart automatyzacji, czy raczej dobrym kandydatem jest inny, bardziej czasochłonny.

Obieg dokumentów jako pierwszy krok do szerszej automatyzacji

Firmy, które zaczynają od automatyzacji obiegu dokumentów, po jej sprawdzeniu się często naturalnie rozszerzają zakres na sąsiednie procesy — np. po uporządkowaniu faktur kosztowych przechodzą do integracji stanów magazynowych albo do automatyzacji raportowania, bo dane, które wcześniej trzeba było przepisywać ręcznie, są już dostępne w systemie w uporządkowanej formie. Ten sam mechanizm, który odczytuje i klasyfikuje dokumenty, staje się fundamentem pod kolejne wdrożenia, zamiast być rozwiązaniem zamkniętym w jednym, izolowanym obszarze.

Warunki współpracy

Wdrożenie poprzedza płatny audyt procesu. Rozliczenie dalszej pracy — stawka godzinowa albo wycena za projekt, zależnie od zakresu. Obsługa obejmuje Warszawę i okoliczne powiaty. Kontakt telefoniczny:22 378 48 90.